Das ist wohl die Frage, die mir in den letzten Wochen sehr häufig zu Ohren gekommen ist, die Frage nach dem Portable Document Format. Wie erstellt man eigentlich solche Dateien, was braucht man dafür und was für einen Vorteil bietet PDF?
Das PDF Format ist ein, seit kurzem auch ein nach ISO zertifizierter, Standard für Dokumente und soll so den Austausch von Dateien vereinfachen. Der Standard gewährleistet das Dokumente auf allen Computern weltweit gleich aussehen. Ganz unabhängig davon, ob ich mir PDFs auf einem Windows PC, Linux PC unter Mac OS, auf dem Handy oder sonst wo anschauen, PDF Dateien müssen, laut Definition, überall gleich aussehen.
Ein weiterer Vorteil von PDF Dateien ist der, dass man im Großen und Ganzen davon ausgehen kann, dass der Empfänger bzw. der Anwender in der Lage ist, PDF Dateien zu öffnen. Das ist bei anderen Dokumenttypen wie aus der Microsoft Office, OpenOffice oder Bildbearbeitungswelt nicht immer der Fall. Nicht jeder Anwender hat auf seinem Computer oder Handy Microsoft Word installiert oder kann Grafiken im AI Format anschauen.
Last but not least ist PDF ein sicheres Format um Dokumente vor Manipulation und Weiterverarbeitung zu schützen. Ein einmal erstelltes PDF kann nur schwer und nur mit großen Qualitätsverluste und einem hohen Aufwand an Zeit und Wissen wieder in eine bearbeitbare Form gebracht werden. Außerdem ist es zusätzlich noch möglich seine Dokumente zu signieren, sodass sie per se schon wesentlich sicherer sind, als eine im Word Format verschickte Bewerbung. Letzteres ist aber ehr ein „Kann“-Kriterium, es reicht i.d.R. aus seine wichtigen Dokumente als PDF zu erstellen und zu verschicken.
PDFs zu verschicken ist „in“. Nicht nur weil es jedermann öffnen und den Inhalt betrachten kann, sondern weil PDF Dateien auch sehr kompakt sind, oft wesentlich kleiner als die Orginaldateien. Es ist gewährleistet, dass mein wichtiges und mit viel Arbeit erstelltes, formatiertes und verziertes Dokument bei meinem Gegenüber genauso ankommt wie ich es bei mir auf dem Bildschirm sehe.
Um PDFs öffnen zu können ist nicht viel nötig. Die meisten Computer haben bereits den Acrobat Reader, die Referenzsoftware zum Betrachten von PDF Dateien, installiert und brauchen dementsprechend nichts weiter tun. Dieser PDF Betrachter ist der genaueste, wenn es um die Wiedergabe von PDF Dokumenten geht. Leider ist er auch der langsamste, weshalb ich auch den Foxit Reader empfehlen kann.
Das Erstellen von PDF Dateien ist fast so simpel wie das anschauen solcher Dateien. Alles was man dafür braucht ist eine Software, die jedes Format in PDF konvertieren kann. Damit man aus jeder Anwendung heraus PDFs erstellen kann, werden diese PDF Konverter als Drucker im System installiert, sodass jede Anwendung die Drucken kann auch PDFs erstellen kann. Schön, nicht wahr? Die besten Erfahrungen habe ich mit dem frei Verfügbaren PDF Creator (Version 0.9.5) gemacht. Nach der Download (rund 15 MB), kann man mit einem Doppelklick auf die Datei die Installation starten. Danach wählt man im Setup, dass man die Software auf dem lokalen Rechner und nicht als Server installieren möchte und das solls dann auch mit Einstellungen gewesen sein. Nun braucht man nichts weiter tun als z.B. Word zu starten, ein Dokument zu öffnen und dann im Drucken-Dialog den „PDF Creator“ als Drucker auszuwählen. Nach einem Klick auf „OK“ arbeitet der Computer einen kurzen Moment und startet öffnet danach ein kleines Fenster, bei dem man weitere Informationen in der PDF Datei hinterlegen kann. Nach dem Speichern steht das fertige PDF zur weiteren Verwendung bereit.
Der PDF Creator bietet neben dem erstellen von einzelnen Dokumenten auch die Möglichkeit mehrere Dokumente in einem PDF zusammen zu fassen. Dazu muss man lediglich im PDF Dialog auf „Drucken in Warteschlange“ drücken und die Dokumente werden zwischengespeichert. In diesem Hauptdialog vom PDF Creator können dann noch weitere Einstellungen vorgenommen werden, auf die ich aber an dieser Stelle nicht eingehen werde. Fragen in den Kommentare oder per Mail beantworte ich gerne.